Um levantamento do local tem como objetivo recolher toda a informação relevante de acordo com os requisitos do evento, incluindo a hora do evento, a localização, o número de convidados, a situação do tráfego na zona circundante, a previsão meteorológica, etc.
A informação recolhida durante a visita ao local ajudará na comunicação futura com os responsáveis pelo evento, incluindo as comunicações com a empresa de aluguer de tendas, os convidados de honra, o fornecedor de catering, o departamento da administração local e outros fornecedores. O relatório da visita ao local constitui também um registo muito importante de toda a transação.
O levantamento do local deve ser realizado por alguém experiente e profissional, que também tenha experiência na montagem de tendas; normalmente, deve ser o diretor comercial ou o responsável pelo projeto. A pessoa encarregada do levantamento do local tem de estar bem familiarizada com o cliente, os requisitos do evento e a montagem de tendas.
A deteção de potenciais riscos de segurança é o principal objetivo de um levantamento do local, incluindo:
• Obstáculos no local atual e à sua volta.
• Obstáculos nas imediações do futuro local, como a vedação, a nascente, as árvores, o jardim, etc.
• Condições meteorológicas, como a temperatura: está vento? Está a chover? Está a nevar? Existe algum abrigo natural que possa proteger a tenda e os participantes do evento caso surja vento forte?
• As condições do solo são adequadas para montar uma tenda?
Não devemos ignorar a importância do levantamento do local só porque é trabalhoso. Deve ser realizado um levantamento completo do local antes de cada montagem de tenda, para que os responsáveis pelo evento tenham uma ideia clara de todos os potenciais problemas e possam fazer os ajustes necessários para uma montagem da tenda da forma mais adequada.
